W świecie, w którym więcej podróżujemy, przemieszczamy się czy przeprowadzamy, coraz częściej stajemy przed koniecznością przedstawienia swoich dokumentów za granicą. Co robić, kiedy mieszkając poza Polską musimy przedstawić w zagranicznym urzędzie akt urodzenia dziecka albo akt zawarcia związku małżeńskiego? Wtedy musimy zalegalizować dokumenty.
W 1961 r. kilkadziesiąt państw podpisało tzw. Konwencję haską, która zniosła obowiązek legalizacji dokumentów urzędowych w celu posługiwania się nimi za granicą w Ambasadzie danego kraju na terenie Polski, wprowadzając tzw. apostille. Listę tych krajów znajdziesz w TYM LINKU. A teraz wyjaśnimy na czym właśnie polega apostille.
Czym są apostille?
Klauzula apostille, w skrócie apostil, to dużo łatwiejszy i zdecydowanie szybszy sposób na potwierdzenie legalności dokumentów. W Polsce takie poświadczenie wydaje Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Apostil jest wydawany w formie pieczęci na dokumencie lub osobnego dokumentu. Legalizację możesz zrobić osobiście, przez osobę trzecią, drogą korespondencyjną czy poprzez firmę pośredniczącą. Jeśli o apostille ubiegasz się samodzielnie, musisz pamiętać o: złożeniu odpowiedniego wniosku o wydanie apostille, przygotowaniu odpowiednich dokumentów i uiszczeniu opłaty skarbowej.
Jak przygotować wniosek o apostille?
Trzeba przygotować dokumenty, które mają być poświadczone np. akty urodzenia dzieci oraz dowód wniesienia opłaty skarbowej (osobno za każdy dokument, który ma być poświadczony). Jeśli więc chcesz poświadczyć akty urodzenia dwojga dzieci, to potrzebujesz wnieść podwójną opłatę tzn. za każdy dokument oddzielnie. Opłata za jeden dokument wynosi aktualnie 60 zł (stan na 27.03.2017). Wpłaty można dokonać przelewem bankowym lub u inkasenta Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy przy Dziale Legalizacji MSZ, Al. Szucha 2, w godzinach między 9:00 a 14:00. Do tego należy wypełnić „Wniosek o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą”.
W przypadku zlecenia wykonania apostille firmie, ona się wszystkim zajmie. Dokona niezbędnych opłat, przygotuje dokumenty do procedury, a także odbierze zalegalizowane dokumenty. Więc nie musisz się niczym przejmować.
Jak złożyć wniosek o apostille i ile to trwa?
Osobiście: Wniosek można złożyć osobiście w Dziale Legalizacji MSZ na Alei Szucha 21 w Warszawie od poniedziałku do piątku między 9:00 a 14:00. Apostil uzyskasz tego samego dnia. Tylko trzeba się osobiście pofatygować do Warszawy.
Korespondencyjnie: Pamiętaj, by przesłać go wraz z dowodem wniesienia opłaty skarbowej (np. kopię potwierdzenia przelewu), swoje dane kontaktowe i adres zwrotny, na który należy odesłać aposil. Ten sposób może trwać nawet do 3 tygodni!
Za granicą: Jeśli przebywasz aktualnie za granicą, również możesz ubiegać się o apostille. Na stronie MSZ znajdziesz listę miejsc, gdzie możesz to zrobić.
Za pośrednictwem: Jeśli nie masz możliwości osobiście udać się do Warszawy lub przeraża cię czas oczekiwania na wydanie dokumentu drogą korespondencyjną możesz skorzystać z naszej pomocy. Na tej stronie – Legalizacja – znajdziesz wszystkie potrzebne informacje oraz kalkulację kosztów. Dzięki nam możesz uzyskać apostil już w 1 dzień (plus czas na przesłanie dokumentów).
To tyle na temat apostille, ale co robić w przypadku krajów, które nie podpisały Konwencji Haskiej?
Legalizacja dokumentów
W takim przypadku należy złożyć wniosek o legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. Procedura składania wniosku jest podobna jak przy apostille. Wniosek o legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą można również pobrać na stronie MSZ. Opłata skarbowa wynosi w przypadku legalizacji dokumentów 26 zł (stan na 27.03.2017). Ale uwaga! W odróżnieniu do apostille, zalegalizowane w MSZ dokumenty mogą być przedłożone właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa, dopiero po dokonaniu dodatkowej legalizacji w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa akredytowanym na terytorium RP. Wiąże się to ze znacznym skomplikowaniem całej procedury, która wpływa na czas załatwienia sprawy jak i zwiększenie kosztów.
Jak zatem wygląda legalizacja?
Jeśli zalegalizowany akt urodzenia musisz przedłożyć w kraju, który nie podpisał konwencji Haskiej np. w Arabii Saudyjskiej należy w pierwszej kolejności wykonać legalizacje w MSZ, a następnie w konsulacie Arabii Saudyjskiej. Każda Ambasada ma swoje indywidualne zasady, niektóre z nich wymagają początkowo tłumaczenia przysięgłego danego dokumentu. W takim przypadku tłumaczenie przysięgłe musi zostać zalegalizowane również w MSZ i Ambasadzie danego kraju. Tłumaczenie przysięgłe traktowane jest przez obie instytucja jako oddzielny dokument.
I w tym przypadku możesz wyręczyć się pomocą firmy. Zamiast biegać od tłumacza do MSZ i od MSZ do Ambasady interesującego cię kraju, możesz wygodnie siedzieć w domu, a firma pośrednicząca dokona formalności.
Jakie dokumenty podlegają legalizacji lub wydawaniu apostille?
Dokumenty urzędowe wydane w Polsce, np. akty stanu cywilnego (akty urodzenia, akty zawarcia małżeństwa, akty zgonu), dokumenty sądowe (na których widnieje pieczęć prezesa sądu), administracyjne, akty notarialne (podpis notariusza musi być uwierzytelniony przez przynależny notariuszowi sąd okręgowy), oryginały dyplomów w twardych okładkach, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych.
Leglizację i apostille zrobimy dla Ciebie nawet w 1 dzień! Wystarczy, że wejdziesz na stronę: Aina Travel/legalizacja.
