Akt urodzenia – legalizacja dokumentów

Coraz więcej podróżujemy, zmieniamy miejsca pracy i zamieszkania, często za granicą. Czasem, aby załatwić jakieś sprawy urzędowe, zawrzeć związek małżeński, wziąć kredyt, wydać dziecku dokument tożsamości, potrzebny nam jest akt urodzenia. Co zrobić, aby dokument wydany w Polsce był ważny za granicą?

Krok 1 – Odpisu aktu urodzenia

Odpis aktu urodzenia jest wydawany odpłatnie na twój wniosek. Możesz go złożyć w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego, korespondencyjnie bądź przez internet. Możesz to zrobić osobiście lub przez pełnomocnika. Pamiętaj, że istnieje kilka rodzajów odpisów: skrócony, wielojęzyczny odpis skrócony oraz odpis zupełny. Wielojęzyczny odpis nie wymaga tłumaczenia i może być przydatny, kiedy chcesz załatwić jakąś sprawę za granicą. Ten rodzaj odpisu dostaje się tylko w formie papierowej (inne odpisy można też dostać w formie elektronicznej).

Do wypełnionego formularzu wniosku o odpis aktu urodzenia musisz dołączyć potwierdzenie, że dokonałeś opłaty skarbowej, dokument, który potwierdzi twój interes prawny (potrzebne, jeśli np. chcesz dostać odpis aktu urodzenia swojego dziecka) oraz do okazania – dokument tożsamości. Koszt odpisu skróconego i odpisu wielojęzycznego to 22 zł, a odpisu zupełnego – 33 zł. Na odpis czeka się do 10 dni roboczych i jest on ważny do 3 miesięcy.

Krok 2 – Tłumaczenie

W niektórych przypadkach jest potrzebne tłumaczenie aktu urodzenia. Jeśli dziecko urodzi się za granicą Rzeczypospolitej Polskiej, a rodzice będą chcieli umiejscowić akt urodzenia, należy przetłumaczyć dokument dla Urzędu Stanu Cywilnego właściwego dla ostatniego miejsca zamieszkania jednego z rodziców.

Tłumaczenie aktu urodzenia jest również wymagane, gdy ubiegasz się o polski paszport za granicą dla dziecka, które nie urodziło się w Polsce i w związku z tym nie posiada numeru PESEL.

Do przetłumaczenia aktu urodzenia potrzebny jest tłumacz przysięgły. Wynika to z faktu, iż akt urodzenia jest oficjalnym dokumentem państwowym. Cena takiego tłumaczenia zależy od języka z jakiego/na jaki akt ma być tłumaczony.

Krok 3 – Legalizacja lub apostille

Zgodnie z tzw. Konwencją haską z 1961 r. nie ma obowiązku legalizacji dokumentów urzędowych w krajach, które tę konwencję podpisały. W związku z tym, w celu posługiwania się dokumentami urzędowymi za granicą, jakim jest np. akt urodzenia, wystarczy tzw. apostille – pieczęć uwierzytelniająca dokument (listę tych państw znajdziesz TUTAJ).

Jeśli jednak potrzebujesz wykorzystać akt urodzenia w kraju, który nie podpisał Konwencji haskiej, musisz dokonać pełnej legalizacji dokumentu. Ponadto, taka procedura jest również wymagana w przypadku dokumentów, które zostały wydane przez przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych. I to bez względu na to, czy dany kraj podpisał Konwencję haską czy też nie.

Czasem legalizacja lub apostille są niewymagane. Dzieje się tak, jeśli między danymi krajami obowiązuje umowa dwustronna lub wielostronna, upraszczająca legalizację lub całkowicie zwalniająca z potrzebny legalizacji dokumentów w sprawach objętych zakresem tej umowy.

Legalizacją dokumentów wydanych za granicą zajmuje się polska placówka dyplomatyczna, natomiast w Polsce – Dział Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Krok 4 – Złożenie wniosku

– o apostille aktu urodzenia

Apostille możesz dokonać samodzielnie w Warszawie lub przez pośrednika. Samodzielne ubieganie się o apostil wiąże się wizytą w Warszawie w siedzibie MSZ wraz z kompletem wymaganych dokumentów. W przypadku skorzystania z pomocy pośrednika, wystarczy zlecić mu dokonanie apostille i przesłać dokumenty, a zajmie się całą resztą. Ty w tym czasie możesz zająć się czymś innym i nie tracić dnia na wizytę w Warszawie.

– o legalizację aktu urodzenia

Legalizacja jest wymagana w przypadku, kiedy dany kraj nie podpisał Konwencji haskiej. Samodzielne dokonanie legalizacji wiąże się najpierw z wizytą w MSZ, a następnie w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego państwa akredytowanym na terytorium RP. Aby uniknąć dodatkowych wizyt w Waraszawie możesz zlecić dokonanie tej procedury naszej firmie.